Software DSB-Reporter® für Verfahrensverzeichnisse

Der Datenschutzbeauftragte hat eine Fülle von Informationen zu verarbeiten. Dies betrifft alle Ebenen des Unternehmens: vom Standort bis zum einzelnen Computer. Die gewonnene Menge an Informationen und Verbesserungsvorschlägen muss übersichtlich dargestellt werden. Die Software DSB-Reporter® verhilft
Ihnen zu einem schnellen und hochqualitativen Bericht.

Trifft eine der folgenden Aussagen auf Sie zu?

>> Dann ist die Software DSB-Reporter® genau das Richtige für Sie, denn

• sie bietet als echte Online-Software eine einfache Bedienung per Internet und erlaubt Ihnen daher das Arbeiten auch von zu Hause aus oder vor Ort beim Kunden,
• sie ermöglicht gesetzeskonformes Arbeiten nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und kirchlichen Datenschutzbestimmungen,
• sie erstellt informative Berichte (z.B. Tätigkeitsberichte des DSB) und Verzeichnisse auf einen Klick und erlaubt das Exportieren der gespeicherten Daten und Berichte auf Ihren lokalen Rechner (in MS-Excel oder MS-Word),
• sie gestattet die Einrichtung von flexiblen Benutzerkonten, z.B. für die Geschäftsführung und EDV-Mitarbeiter,
• sie bietet eine EDV-Inventarisierungs-Funktion und erlaubt die Durchführung eines effektiven Computer-Reparatur-Managements,
• sie kann noch vieles mehr...

Wie hilft der DSB-Reporter® bei der Bestandsaufnahme?

Zu Beginn eines jeden Datenschutz-Projektes steht die zeitaufwändige Phase der Bestandsaufnahme. Viele Fragen müssen gestellt werden; viele Verbesserungsvorschläge fallen an. Schlußendlich müssen aussagekräftige (Verfahrens-)Berichte erstellt werden.

Alle Stufen der Bestandsaufnahme werden in übersichtlichen Eingabemasken abgebildet. Sie können durch das Unternehmen gehen und in kurzer Zeit die zentralen Informationen online oder offline sammeln.

Falls Sie widersprüchliche oder unvollständige Informationen sammeln, so wird darauf in einem übersichtlichen Problem-Bericht hingewiesen. (So macht es z.B. in der Regel keinen Sinn, wenn auf einem Computer die personenbezogenen Daten weder auf dem lokalen Rechner, noch auf einem entfernten Server gespeichert werden. Der Problembericht weist Sie auf diesen Umstand hin.)

Da sich viele Gebäude oder Computer ähneln, gibt es für die entsprechenden Eingabemasken eine "Duplizier"-Funktion. Sie erspart Ihnen unnötige Tipparbeit und mögliche Übertragungsfehler.

Die Struktur der Datenschutz-Bestandsaufnahme

Ihr Unternehmen wird auf folgende Art abgebildet:

Stufe 1: Das Unternehmen
Das Unternehmen ist der Startpunkt der Betrachtungen. Hier weden alle notwendigen Informationen konfiguriert: Name, Geschäftsführer, Umsatzsteuernummer, Handelsregister-Nummer usw. Es werden aber auch organisatorische Fragen gestellt, beispielsweise: Gibt es einen Betriebsrat? Liegt den Mitarbeitern eine EDV-Nutzungsvereinbarung vor? Gibt es einen Konzern-Datenschutzbeauftragten?...

Stufe 2: Die Standorte
Ein Unternehmen kann an mehreren Standorten angesiedelt sein. Jeder Standort hat eine eigene Adresse, eigenes Leitungspersonal usw. Es werden aber auch technische Fragen erfasst: Gibt es eine Standleitung zum Mutterhaus? Ist eine Videoüberwachung vorhanden?...

Stufe 3: Die Gebäude
Ein Standort kann mehrere Gebäude umfassen. Jedes Gebäude hat eigene Schlüssel, Alarmanlagen und sonstige Gegebenheiten....

Stufe 4: Die Computer
Ein Gebäude verfügt in der Regel über mehrere Computer. Jeder Computer hat einen Hauptbenutzer und ggf. mehrere Nebenbenutzer. Er könnte ein Modem haben, einen CD-Brenner, eine Unterbrechungsfreie Stromversorgung usw. Es ist aber auch wichtig zu wissen, welche Daten er wo speichert (lokal oder auf einem Server). Auch die mögliche private Nutzung von Internet und Email muss dokumentiert werden....

Stufe 5: Die Verfahren
Jedes Unternehmen wendet mehrere Verfahren im Sinne des Bundesdatenschutz-Gesetzes an. So sind die Verfahren "Kundendaten-Verarbeitung", "Personaldaten-Verarbeitung", "Videoüberwachung" etc. sehr verbreitet. Zu jedem dieser Verfahren müssen viele Fragen geklärt werden: Was ist die rechtliche Grundlage dieser Datenverarbeitung? Welche Daten werden verarbeitet? Wann werden sie gelöscht?...

Stufe 6: Die Übermittlungen
Jedes Verfahren kann mehrere Datenübermittlungen an "Dritte" aufweisen. Damit ist beispielsweise die Datenübermittlung an den Steuerberater gemeint. Jede dieser Übermittlungen muß charakterisiert werden: Wie oft findet sie statt? Wer genau ist der Empfänger? Auf welchem Wege werden die Daten übermittelt? ...

Nachdem alle diese Informationen gesammelt sind, liegt eine enorme Menge an Details vor, die in einen Bericht einfließen muss. Zusätzlich zu der reinen Bestandsaufnahme gibt es in der Regel eine große Anzahl an Verbesserungsvorschlägen, die ebenfalls dokumentiert werden müssen.

Welche Berichte können per Mausklick erzeugt werden?

Der wichtigste Bericht ist natürlich das "Verfahrensverzeichnis". Hier werden alle Verfahren mit ihren wichtigsten Eigenschaften aufgelistet:

a) das Jedermannsverzeichnis
b) die detaillierte Liste der gespeicherten Daten
c) eventuelle Fremd-Erhebungen
d) die Liste der an diesem Vefahren beteiligten Computer (mit Hauptnutzer-Name)
e) die Liste der Datenübertragungen an "Dritte"
f) offene Fragen
g) Verbesserungsvorschläge

Die möglicherweise verzweigten Standorte und Gebäude des Unternehmens werden in einem übersichtlichen Gebäude-Bericht dargestellt.

Die Liste aller Computer mit allen Fragen, Bemerkungen und technischen Eigenschaften werden in einem aussagekräftigen Computer-Bericht aufgeführt.

Ein Expertensystem durchsucht die Daten und findet typische Probleme im Datenschutz. Die Ergebnisse werden (gruppiert nach Prioritäten) in dem Maßnahmen-Bericht präsentiert. Wenn es beispielsweise Computer gibt, welche keinen passwortgeschützten Bildschirmschoner haben, so werden diese Computer unter der Priorität "1" genannt.

Offene Fragen, die sich in allen Stufen der Bestandsaufnahme ergeben, werden in einem übersichtlichen Fragen-Bericht aufgelistet.

Wie werden die Ergebnisse verwendet?

Der von Ihnen ausgewählte Bericht kann auf Ihren lokalen Computer exportiert werden und im Microsoft-Word- oder Microsoft-EXcel-Format gespeichert werden. Das Dokument kann dann mit der "Autoformat"-Funktion an die Formatierung angepasst werden, die Sie normalerweise verwenden. Dadurch werden die Überschriften automatisch erkannt und können somit sofort im Inhaltsverzeichnis Ihres Word-Dokumentes eingebunden werden. Mit diesem Dokument können Sie dann wie mit jedem anderen Officedokument beliebig verfahren, d.h. Sie können es als Email versenden, auf Firmenpapier ausdrucken, ins Intranet stellen usw.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Sie benötigen lediglich einen PC mit Internetzugang. Sie müssen keine Software installieren. Somit haben Sie keine Installationsprobleme, denn inkompatible Programmteile gibt es nicht. Für die Nutzung des DSB-Reporter® brauchen Sie keine Administrator-Rechte. Auch Software-Updates geschehen 'automatisch' und verursachen Ihnen keine Mühe.

Der DSB-Reporter® setzt nicht das Vorhandensein von Microsoft-Office voraus. Anders als bei anderen Produkten sind Sie völlig unabhängig von MS-Office, was Ihnen erhebliche Lizenzkosten erspart.

Sie sind frei in der Wahl des Betriebssystems Ihres Computers. Egal, ob Linux oder Windows: Die Software ist jederzeit einsetzbar. Dies erweist sich besonders dann als wertvoll, wenn im Unternehmen ein Wechsel von MS-Windows zu Linux durchgeführt werden soll. Auch ein Wechsel zwischen verschiedenen Windows-Versionen betrifft den DSB-Reporter® nicht. Auch neue Versionen von Windows (wie z.B. MS-Windows Vista) stellen Sie nicht vor Unsicherheiten in der Kompatibilität. 

Zur Bedienung der Software brauchen Sie keine besondere Qualifikation. Bei Verständnisfragen helfen Ihnen allgegenwärtige Tooltips sowie eine umfangreiche Online-Hilfe.

Weiterführende Informationen

Die Software DSB-Reporter® ist eine Online Mietsoftware, d.h. Sie steht für Sie im Internet zur Verfügung und kann auf einer monatlichen Basis gemietet werden. Selbstverständlich findet die Übertragung Ihrer Daten zur Software verschlüsselt statt.

Sie finden den DSB-Reporter® im Internet unter https://www.dsb-reporter.de . Dort finden sie im Informationsteil der Seite viele weiterführende Informationen zum Thema Funktionalität, Anwendung und Sicherheit.

Sie möchten den DSB-Reporter® kostenlos testen? Dann kontaktieren Sie uns telefonisch unter 02166/310932 oder per Email an n.vollmer@SecureDataService.de ! Wir richten Ihnen einen Demo-Account ein, mit dem Sie die Software in aller Gründlichkeit ausprobieren können.

Preise

Preisanfragen richten Sie bitte an n.vollmer@SecureDataService.de oder rufen Sie uns an unter 02166/310932.